Où stocker les archives pour les cabinets de notaires à Paris

Article publié le 10.04.2024

Le stockage d'archives est crucial pour les notaires en raison de la nature légale et confidentielle des documents qu'ils manipulent.

Voici quelques conseils pour le stockage des archives des notaires à Paris.

Classification des documents

Classez les documents par catégories (ventes, successions, contrats, etc.) dans des boites d’archives spécialement conçues pour cette opération. L’idéal est d’appliquer un code couleur en collant une étiquette de couleur sur chaque boite afin d’identifier immédiatement la catégorie des documents qui y sont rangés. Ensuite il faut effectuer un classement chronologique en inscrivant l’année et le mois concerné.

Utilisation de cartons d'archives

Stockez les boîtes d'archives dans les cartons d’archives étudiés spécialement à cet effet. La société 1000 Box est en mesure de vous fournir des cartons d’archives de haute qualité adaptés à la taille des boites archives. Le « carton archives » permet de grouper de façon rationnelle 4 ou 5 boites d’archives selon leurs tailles. Equipé de poignées, son transport et son stockage en sont grandement facilité. Enfin, il faut évidemment prendre soin de bien reproduire l’étiquette de couleur concernée ainsi que toutes les annotations utiles sur un des petits côtés du carton qui sera visible lors du stockage.

Choix d'un espace de stockage sécurisé

Ce choix est déterminant. Il est évident qu’il s’agit d’une opération qui va s’inscrire dans le temps. Mieux vaut donc ne pas se tromper lorsque vous décidez de confier vos archives à une entreprise spécialisée. Optez pour un espace de stockage sécurisé, équipé de systèmes de vidéosurveillance, de contrôle d'accès et de protection contre les incendies. Notre site 1000 Box situé aux portes de Paris, répond à tous ces critères. Les locaux sont surveillés physiquement par nos agents durant les heures d’ouverture et télésurveillés en dehors. L’accès n’est autorisé qu’aux personnes habilitées munies d’un code d’accès aux parties communes ainsi que d’une clé permettant d’ouvrir votre box. Nous vous recommandons de ne communiquer le code d’accès et de ne confier la clé qu’aux personnes concernées par la gestion de vos archives. La sécurité incendie y est omni présente avec des détecteurs de fumées, des RIA, des extincteurs tous les 20 mètres et un système de désenfumage.

Sauvegarde numérique

Avant de stocker vos archives papier dans un centre spécialisé, il est vivement recommandé de numériser les documents les plus importants pour disposer d'une copie de sauvegarde en cas de perte ou de dommage des documents originaux. Par ailleurs, cela vous permet de limiter vos déplacements.

Durée de conservation et destruction sécurisée

Conformez-vous aux délais légaux de conservation des documents et assurez-vous de détruire de manière sécurisée les documents une fois la période de conservation écoulée. La société 1000 Box peut, grâce à son accord de partenariat avec Gauvin Déménagement, se charger d’assurer le transport de vos archives vers un centre de destruction d’archives. Celui-ci vous fournira un certificat de destruction authentifiant cette dernière, ce qui peut être utile, voire obligatoire, auprès de vos clients.

En suivant ces pratiques de stockage d'archives, les notaires peuvent garantir la sécurité, l'organisation et la protection des documents légaux et confidentiels dont ils ont la responsabilité. Notre centre de stockage 1000 Box vous permet, au travers du contrat de stockage qu’il vous délivre, de prouver que vous répondez à ces obligations. N'hésitez pas à consulter les réglementations en vigueur et à adapter vos pratiques de stockage en conséquence. Le stockage de vos archives évolue avec le temps, nous évoluons en nous adaptant au plus près des surfaces dont vous avez besoin.